Gestionale ERP

Il software gestionale per il facility management

Il software gestionale ERP di HoidaCloud dedicato alle società di facility management copre tutte le aree critiche aziendali, partendo dalla gestione del personale al controllo delle risorse, per proseguire con la gestione commerciale-amministrativa dei clienti e dei contratti fino all’analisi di tutte le attività.

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Domina il tempo. Semplifica il lavoro. Gestisci la tua azienda.

Il software di HoidaCloud permette di gestire in modo agile tutti i processi aziendali tipici delle società di facility management. Sarà possibile migliorare la qualità del lavoro, organizzando al meglio le risorse interne, e incrementare la produttività della tua azienda con un notevole risparmio di tempi e costi.

Software facility management

Caratteristiche e funzionalità

I tuoi clienti a 360 °

Gestione dei contatti

Il sistema è multi-societario, multi-livello e permette di gestire appalti e subappalti. Attraverso un unico accesso potrai avere una panoramica completa dei tuoi clienti e fornitori e ottenere dati relativi ai contatti principali, ai documenti scambiati e ai servizi erogati.

Gestione delle opportunità

Ottieni tutti i dettagli sulle trattative del tuo team: prodotti, preventivi, data di inizio del contratto e molto altro. Archivia online i contratti firmati e crea una scheda per ognuno di essi in cui potrai individuare in un batter d’occhio le informazioni più importanti come durata, stato e giorni di preavviso per recedere dal rapporto lavorativo.

Creazione della scheda tecnica

Tutte le prestazioni offerte ai clienti vengono inserite nella scheda tecnica, distinguendo le tipologie di camera, i servizi inclusi ed i servizi extra. Per ogni servizio è possibile specificare il prezzo, la tempistica e la modalità di calcolo del costo. Ad ogni modifica effettuata sulle tempistiche o sul prezzo del servizio, il sistema archivia la vecchia scheda tecnica e ne attiva una nuova permettendoti di consultare la cronologia in ogni momento.

Gestione degli utenti

È possibile gestire diverse tipologie di utenza assegnando loro determinati ruoli: ogni utente può essere configurato nella maniera più opportuna in modo che visualizzi le aree esclusivamente di sua competenza.

Dagli ordini di acquisto al magazzino

Ripartizione del budget

Una volta stabilito il budget annuale destinato all’acquisto dei prodotti per le pulizie, è possibile indicare la somma di denaro destinata ad ogni singola struttura e ripartirla mese per mese. Nel momento in cui viene effettuato un ordine, il sistema segnala se questo supera o rientra nel budget.

Creazione del listino fornitori

Per velocizzare le operazioni di acquisto è necessario creare un listino dei prodotti dove potrai indicare le informazioni rilevanti per la generazione dell’ordine al fornitore, tra cui società fornitrice, prezzo unitario per ogni articolo e relativo codice. Inoltre, avrai la possibilità di aggiornare i prezzi ogni volta che il fornitore invia un nuovo listino.

Generazione degli ordini

In pochi minuti puoi creare un nuovo ordine selezionando gli articoli configurati nel listino fornitore, specificare la quantità desiderata e gestirne lo stato. Potrai anche visualizzare l’ordine in formato pdf ed inviarlo al fornitore direttamente via email. Alla ricezione della merce, dovrai semplicemente confermare il quantitativo ricevuto e automaticamente verrà eseguito il carico del magazzino sul sistema.

Gestione del magazzino

Questa funzione ti permette di avere pieno controllo delle giacenze e della movimentazione degli articoli presenti in magazzino. In questo modo potrai tenere basse le scorte di magazzino e procedere con gli ordini di acquisto al momento più opportuno. 

Organizzazione e ordine per il tuo personale

Creazione anagrafica dipendenti

Crea l’anagrafica dipendenti inserendo i dati principali dei lavoratori, allegando file personali ed aggiungendo note. Potrai anche specificare le condizioni contrattuali, le mansioni ed eventuali attestati o corsi di formazioni frequentati dal tuo personale.

Rilevazione delle presenze

Il nostro sistema di rilevazione presenze del personale permette di automatizzare il processo di timbratura tramite l’impiego del lettore QR Code. Ai tuoi dipendenti basterà utilizzare una semplice applicazione sul loro smartphone o tablet per registrare la loro presenza o comunicare una loro assenza, riducendo al minimo i tempi e i costi di gestione.  

Inserimento delle ore lavorate

Registra le ore di lavoro dei tuoi dipendenti, i giorni di assenza, la tipologia e quantità di servizi svolti. Inserendo giornalmente il numero di ore lavorate, è possibile tenere traccia delle eventuali ore in eccedenza o in difetto rispetto all’orario di lavoro previsto. Il modulo è completato da un sistema di reporting che permette di esportare un file contente tutte le informazioni utili per la generazione delle paghe dei dipendenti.

Per una fatturazione immediata

Creazione delle fatture

Dai dati inseriti giornalmente dal tuo housekeeping manager, il sistema genera in automatico delle vere e proprie fatture commerciali riguardanti i servizi svolti in ogni struttura cliente. Puoi sempre conoscere a che punto sei con la fatturazione: selezionando mese e anno, compariranno tutte le strutture ancora da fatturare. Il sistema, inoltre, distingue i servizi con IVA e i servizi in reverse charge, dividendoli in fatture diverse.

Archiviazione e ricerca

Terminata la fatturazione, il sistema archivia tutte le fatture create alle quali è possibile risalire facilmente specificando anno, mese, cliente o struttura. Esporta le fatture in PDF e inviale direttamente ai tuoi clienti.

Analisi del fatturato

Attraverso i nostri report hai la possibilità di verificare in dettaglio i valori che compariranno nelle fatture tra cui la quantità dei servizi svolti nelle strutture clienti, le tempistiche, il prezzo unitario e il prezzo totale per ogni servizio. Inoltre, ti sarà possibile monitorare mese per mese il fatturato della tua azienda e conoscere così l’andamento dei tuoi guadagni.

Vuoi avere un quadro più completo?

Integra il software gestionale con le soluzioni disegnate su misura per le società di facility management per avere un controllo totale di ciò che accade all’interno della tua azienda.

Housekeeping

Con Housekeeping di HoidaCloud puoi verificare in ogni momento la presenza del personale nei vari siti clienti, l’effettiva durata dei turni, quali attività sono state eseguite e quali sono in programma.

Manutenzione

Con questo prodotto potrai seguire in tempo reale l’operato dei tuoi addetti alle manutenzioni, monitorare lo stato di avanzamento dei lavori e ottimizzare il tempo degli interventi.

Analisi e Report

Attraverso il nostro sistema di analisi potrai monitorare il fatturato, la redditività delle attività, le ore di lavoro effettuate dai tuoi dipendenti e molto altro, per prendere decisioni operative e strategiche tempestivamente.

Gestione Documentale

Tante sono le aree aziendali e tanti sono i documenti generati. Archivia e organizza i tuoi documenti nella libreria online di HoidaCloud per averli sempre a portata di mano, condividerli con il tuo team e non perderli mai.

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Inizia la tua prova gratuita di 30 giorni durante la quale potrai esplorare tutte le funzionalità di HoidaCloud. Al termine potrai decidere se acquistare la licenza o meno.

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