Con la diffusione dello smart working e del telelavoro diventa sempre più importante impostare un adeguato sistema di rilevazione intelligente delle presenze, da utilizzare dovunque si trovi il dipendente.
La normativa che guida la rilevazione delle presenze è essenziale soprattutto nel contesto odierno, dove i collaboratori non entrano ed escono più solo dalle sedi ordinarie dell’impresa, ma anche da quelle virtuali.
Inoltre, l’archiviazione informatica completamente automatizzata permette di conservare tutte le informazioni, generando una banca dati da cui partire per il calcolo delle ore di lavoro, delle assenze, degli straordinari ecc.
I dati sensibili sui dipendenti
Ciò che va tutelato prima di ogni altra cosa sono i dati sensibili dei dipendenti, seguendo delle precise norme per la tutela della privacy.
In questo articolo parleremo delle leggi che regolano il corretto uso dei dati sui propri dipendenti.
Normativa sulla rilevazione delle presenze
“Tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali“, questo il titolo della legge n. 675 del 1996.
All’inizio del testo sopracitato sono state definite alcune norme fondamentali per comprendere come dovrebbe agire un’azienda quando deve gestire informazioni personali.
All’articolo 1 si definisce la “banca dati”: qualsiasi complesso di dati personali, ripartito in una o più unità dislocate in uno o più siti, organizzato secondo una pluralità di criteri determinati tali da facilitarne il trattamento.
Viene anche sottolineato che per “dato personale” si intende qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente o associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, compreso un numero di identificazione personale.
Per quanto riguarda la rilevazione delle presenze il dato personale è decisamente ampio e comprende:
- Dati numerici
- Immagini
- Suoni
Tutela della privacy del dipendente
In tema di privacy non si possono non citare le “norme sulla tutela della libertà e dignità dei lavoratori, della libertà sindacale e dell’attività sindacale, nei luoghi di lavoro e norme sul collocamento” contenute nella legge 20 maggio 1970 n. 300, conosciuto come lo Statuto dei Lavoratori.
In questa legge si trovano le norme per il trattamento dei dati personali, che mettono in primo piano un’adeguata informativa.
Il collaboratore deve essere informato riguardo:
- Chi gestisce i dati
- Lo scopo della raccolta dei dati
- La cessione a soggetti terzi
- Diritti esercitabili nei confronti del gestore dei dati
I cambiamenti alla normativa vigente sulla rilevazione delle presenze
Dal 2018 le norme da seguire per tutelare il dipendente d’azienda sono diventate ancora più restrittive.
Le nuove misure di sicurezza sono state imposte dalla GDPR (General Data Protection Regulation) e hanno introdotto nuovi principi mai presi in considerazioni prima di allora.
I nuovi criteri hanno portato ad una rivoluzione per le imprese dal punto di vista del rispetto dei dati personali e della gestione informatica delle informazioni. Infatti, oggigiorno, ogni software che l’impresa utilizza per rilevare le presenze e archiviarle deve essere ideato per garantire tutti i diritti descritti dal GDPR.
Software e app per la rilevazione delle presenze
Noi di Hoida abbiamo sviluppato un sistema di rilevazione delle presenze in cloud, insieme ad un’App innovativa che si integra ai sistemi informatizzati per la gestione delle timbrature.
Questi sistemi aiutano le imprese a tutelare perfettamente la privacy dei propri collaboratori.
Queste tecnologie hanno un campo di applicazione davvero ampio, potendosi applicare sia a chi lavora fisicamente in azienda e sia a chi lavora in luoghi esterni o da remoto.
Il nostro software velocizza tutte le fasi che intercorrono tra l’acquisizione delle presenze e l’invio dei dati per l’elaborazione del cedolino.
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