L’Hotel delle Fiere e D120 si affidano ad HoidaCloud per automatizzare i processi di lavoro

L’automazione introdotta da HoidaCloud ha ridotto i tempi di calcolo e analisi dei dati e ottimizzato i processi di lavoro nell’Hotel delle Fiere e D120.

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Hotel delle Fiere e D120

Settore: Hospitality
Sito web: Visitalo ora

In evidenza
Tracciabilità delle attività svolte dal personale
Comunicazione fluida svincolata dall’utilizzo del cartaceo
Controllo sullo stato delle camere e sull’avanzamento dei lavori di manutenzione

La sfida

Comfort, cura dei dettagli e un design elegante e funzionale sono ciò che contraddistingue l’Hotel delle Fiere e l’Hotel D120, nati rispettivamente nel 2011 e 2014 per volere del proprietario, Sergio Castella. Gli alberghi godono di una posizione strategica trovandosi tra Varese e la Fiera Milano Rho, a mezz’ora dal centro di Milano, dall’aeroporto di Malpensa e dal confine con la Svizzera. È proprio la location a rendere questi due hotel la meta ideale per chi viaggia per lavoro o semplicemente per piacere e ad innescare un elevato tasso di ricambio degli ospiti, non sempre facile da gestire.

“Avevamo diverse problematiche riguardo la gestione dei nostri due alberghi, sia dal punto di vista delle pulizie sia dal punto di vista delle manutenzioni. Spesso ci trovavamo in difficoltà nel sapere quando una camera era pulita o quando una manutenzione era stata eseguita perché più l’hotel è grande, più personale ci lavora e più confusione si crea,” spiega Sergio.

La maggiore difficoltà riscontrata risiedeva nella comunicazione tra i vari reparti, quindi nella tracciabilità delle attività svolte e di quelle ancora da eseguire. Alla fine di ogni turno, non era raro trovare dei messaggi scritti su fogli di carta lasciati dal personale per comunicare ai colleghi quanto era accaduto nel turno precedente, ma il rischio di ottenere informazioni incomplete, o peggio, di perderle era molto elevato.

Anche la sola gestione delle priorità risultava essere un processo molto complesso: “il ricevimento doveva chiamare la prima cameriera disponibile e comunicarle di dare precedenza ad una camera specifica. Se il ricevimento, però, era impegnato in altre attività, la comunicazione veniva dimenticata e quando arrivava il cliente la camera non era pronta. A risentirne era l’immagine dell’hotel che peccava di professionalità e serietà nei confronti degli ospiti,” aggiunge Sergio.

La Soluzione

Alla luce di questi problemi, Sergio decise che era giunto il momento di trovare una soluzione che permettesse di realizzare un flusso di lavoro ordinato e appianasse le tensioni che si erano venute a creare tra il personale interno. Spesso infatti accadeva che gli addetti al reparto housekeeping e manutenzione non fossero al corrente delle attività da svolgere, di contro la governante e il ricevimento si difendevano sostenendo di averne dato loro comunicazione. Era difficile capire dove risiedeva la verità non avendo alcun sistema per assegnare il lavoro e verificare lo stato delle camere.

Dopo un’attenta valutazione dei software per housekeeping e manutenzione presenti nel mercato, Sergio decise che la soluzione migliore per i suoi due hotel fosse HoidaCloud.

“Tre motivi mi hanno spinto a comprare

HoidaCloud: intuitività, flessibilità e ottimo

rapporto qualità-prezzo.”

Uomo
Sergio Castella

Proprietario
Hotel delle Fiere e D120

“In un settore in cui solo il 7% delle cameriere presenti nel territorio nazionale è italiana, è fondamentale adottare un sistema semplice e di facile comprensione, qualità che appartengono a HoidaCloud. La flessibilità è un’altra caratteristica che ricerco nei prodotti,” racconta Sergio. “La possibilità di svincolarsi dal contratto in ogni momento è stato un respiro di sollievo, oltre a significare che HoidaCloud è un’azienda che non ha paura di mettersi in gioco, considerando il fatto che ormai tutte le società tendono a stipulare contratti lunghi e vincolanti. Infine, ho avuto modo di riscontare che HoidaCloud ha un rapporto qualità-prezzo imbattibile rispetto al mercato.”

Il Risultato

L’incontro tra HoidaCloud e l’Hotel delle Fiere e D120 è stato un successo e Sergio attribuisce parte dei meriti all’automazione dei processi di lavoro che ha ridotto i tempi di calcolo e analisi dei dati. “Per determinare quante lenzuola e asciugamani erano stati impiegati in un mese, le governanti perdevano dalle 2 alle 3 ore al mese per compilare un file Excel nel qual aggiornavano le quantità utilizzate. Ora, grazie ai report presenti su HoidaCloud, i conteggi di fine mese avvengono in modo automatico, riducendo il lavoro manuale di controllo dei vari file,” chiarisce Sergio.

L’introduzione dei report e il monitoraggio dei consumi hanno inciso anche sulla diminuzione dei costi. “Attraverso i report abbiamo ottenuto il controllo sulla gestione dei costi e sulle tempistiche: ora sappiamo quali cameriere utilizzano troppo prodotto e quali sono i tempi medi di pulizia per stanza,” spiega il proprietario dell’Hotel delle Fiere e D120.

Un grande salto di qualità è stato riscontrato anche nel reparto manutenzioni. Grazie allo storico i due hotel sono in grado di capire quali camere hanno avuto più problemi o se è il caso di risolvere i guasti in modo diverso nel caso fossero capitati più volte in un arco temporale ristretto. “La parte che preferiscono sono sicuramente le manutenzioni,” racconta Sergio. “Grazie alla cronologia, il mio team è cosciente che alcuni problemi sono da risolvere in maniera diversa e più approfondita, mentre prima, era impossibile avere un riscontro effettivo delle reali problematiche. Inoltre, HoidaCloud è un sistema talmente semplice che chiunque l’ha utilizzato, in 10 minuti o forse anche meno, lo capisce.”

Hotel delle Fiere Team

“Provate a chiedere ad un albergatore di cosa ha bisogno, sicuramente vi risponderà che necessita di un prodotto con le stesse caratteristiche di HoidaCloud. Se non ci fosse HoidaCloud, bisognerebbe inventarlo.”

Sergio Castella
Proprietario
Hotel delle Fiere e D120