L’Hotel Tigullio Royal migliora la pianificazione del lavoro con HoidaCloud

L’Hotel Tigullio Royal si affida ad HoidaCloud per rendere più efficiente la gestione della pulizia camera, ridurre i tempi di lavoro e migliorare la qualità del servizio.

Tigullio Royal
Best Western Plus Tigullio Royal

Settore: Hospitality
Sito web: Visitalo ora

In evidenza
Lavoro organizzato e chiaro che elimina i tempi morti
Segnalazione dei servizi dimenticati o i guasti riscontrati ai piani
Accesso al sistema da qualsiasi dispositivo ed in qualunque momento

La sfida

Il Best Western Plus Tigullio Royal è un raffinato albergo 4 stelle situato sul lungomare di Rapallo, nel cuore della Riviera Ligure. Le 33 camere, che vantano una vista panoramica sull’omonimo Golfo del Tigullio, ospitano una clientela per lo più leasure che si concentra maggiormente nel periodo estivo, ma l’esclusiva location rende l’hotel una meta appetibile anche per chi si trova in quelle zone per lavoro. Molti sono i servizi personalizzati e le attenzioni dedicate agli ospiti a partire da pacchetti pensati per un pubblico femminile, passando per una ricca prima colazione, fino allo skybar all’ottavo piano con splendida vista sul golfo del Tigullio.

Per gestire il reparto housekeeping, l’hotel si avvaleva di  un processo di lavoro macchinoso e basato esclusivamente sull’utilizzo del cartaceo. Ogni giorno, dal PMS venivano stampati i fogli di lavoro indicanti le camere in partenza, fermata ed arrivo, per poi essere consegnati alla governante che avrebbe assegnato le varie mansioni al suo team. Inoltre, ogni cameriera disponeva di due documenti: un foglio per annotare la camere pulite durante il suo turno di lavoro ed un altro per segnalare le consumazioni del frigobar.

La necessità di automatizzare i processi di organizzazione e controllo del lavoro degli addetti alle pulizie si faceva impellente, così come l’esigenza di trovare una soluzione per gestire le manutenzioni sia ordinare che straordinarie, fino ad allora non organizzate. “ Avevamo preso atto che era giunto il momento di ottimizzare sia il reparto housekeeping che manutenzione, cercando un software che fosse in grado di rendere efficiente la gestione della pulizia camera ,ridurre i tempi di lavoro e migliorare la qualità del servizio,” spiega Andrea Boccardi, General Manager del Best Western Plus Tigullio Royal.

La Soluzione

L’esigenza di rinnovare i processi di controllo camere ed eliminare la carta ai piani, spinse l’hotel a ricercare, quindi valutare diverse soluzioni. Parlando con la società di pulizie che operava nell’hotel, il Best Western Plus Tigullio Royal venne a conoscenza di HoidaCloud e decise di testarlo.

La facilità di utilizzo era una caratteristica emersa già durante la demo del prodotto, ci comunica Andrea: “spesso si sa, il primo timore è che le cameriere possano essere contrarie all’utilizzo del cellulare, o della tecnologia in generale durante il loro lavoro, perché per anni sono state abituate ad utilizzare solo carta e penna, ma fin dall’inizio HoidaCloud si è dimostrato un programma user-friendly.” L’usabilità e la semplicità del software hanno fatto breccia anche nei dipendenti tanto che Andrea afferma: “Ti posso dire che ad oggi se dovessi togliere HoidaCloud tutto il mio personale verrebbe a chiedermi di reinserirlo.”

“Ricevimento, reparto housekeeping, governante

e addetti alla manutenzione sono perfettamente

coordinati grazie ad HoidaCloud che, con

un’unica applicazione, mostra la situazione

ai piani in tempo reale.”

Tigullio Royal
Andrea Boccardi

General Manager
Best Western Plus Tigullio Royal

Ma ciò che ha fatto veramente la differenza ed ha sbaragliato la concorrenza è l’utilizzo della tecnologia cloud che permette di accedere alla piattaforma da qualsiasi dispositivo dotato di connessione internet. “Accedendo ad HoidaCloud da qualsiasi browser posso vedere in ogni momento ciò che accade nel mio hotel e come il reparto housekeeping sta lavorando, anche quando non sono presente in struttura,” racconta Andrea. Si tratta di una funzionalità essenziale per chi, come Andrea, viaggia spesso per lavoro ed ha la necessità di mantenere un costante controllo sull’operato dell’hotel.

Il Risultato

“Con HoidaCloud si arriva a migliorare la comunicazione fra i diversi reparti, si riducono i tempi di lavoro ed allo stesso tempo aumenta l’efficacia del team e quindi la qualità e la personalizzazione dei servizi offerti agli ospiti,” spiega il general manager del Best Western Plus Tigullio Royal. Andrea ha riscontrato anche un miglioramento nella pianificazione del lavoro sia per quanto riguarda le manutenzioni, area fino ad allora non meccanizzata dall’hotel, che l’housekeeping: “la governante dal suo tablet può organizzare giornalmente le attività da svolgere ed ordinarle secondo priorità. Il sistema le permette anche di controllare in tempo reale le diverse camere pulite dal suo team e segnalare tutti i servizi dimenticati o i guasti riscontrati.”

Altre funzionalità importanti offerte da HoidaCloud sono il lost & found, che permette di creare un piccolo inventario degli oggetti smarriti, il magazzino, che monitora le scorte presenti in struttura ed i report, essenziali per tenere sotto controllo i costi e prendere decisioni più responsabili e ponderate. È proprio grazie a questi strumenti che l’hotel è riuscito a eliminare i tempi morti ed ottimizzare le risorse interne, così come spiega Andrea: “non ricorriamo ad alcuna società di outsourcing, ma attraverso i prodotti di HoidaCloud siamo riusciti a raggiungere risultati sorprendenti, più efficaci di qualsiasi società di outsourcing di pulizie.”

In merito al team di supporto Andrea si esprime in questi termini: “L’assistenza è ottima ed è fondamentale per un business come il nostro che è aperto 24/7. HoidaCloud ci ha sempre supportati sia durante la fase di prevendita che di postvendita: una rarità, considerando che oggi molte aziende ti abbandonano una volta firmato il contratto.”

Hotel Tigullio Royal Team

“Non ricorriamo ad alcuna società di outsourcing, ma attraverso i prodotti di HoidaCloud siamo riusciti a raggiungere risultati sorprendenti, più efficaci di qualsiasi società di pulizie.”

Andrea Boccardi
General Manager
Best Western Plus Tigullio Royal